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  • 访谈主持人 2017-12-04 10:00:16 问道:

    各位网友,大家好。今天我们邀请到江西省档案局档案技术保护处处长毛海帆,就省档案馆电子档案移交与接收问题和大家进行交流, 毛处长,您好。

    毛海帆 2017-12-04 10:00:40 答复

    主持人好,各位网友好。

    访谈主持人 2017-12-04 10:01:01 问道:

    毛处长,您能给我们介绍下,向省档案馆移交的电子档案包括哪些呢?

    毛海帆 2017-12-04 10:01:28 答复

    各省直单位应向省档案馆移交已满5年的保管期限为永久、定期30年的各门类电子档案资料,主要包括三个方面:1.经电子公文系统、行政审批系统、业务管理系统和数据统计系统等各类办公自动化系统形成并存档保存的文书、科技、专业等类电子档案及其元数据。2.照片类电子档案及其元数据。3.各类具有长期保存价值的电子资料及其目录数据,包括年鉴、汇编、各种专门业务资料等。

    访谈主持人 2017-12-04 10:02:35 问道:

    对移交的电子档案有哪些质量要求?

    毛海帆 2017-12-04 10:02:50 答复

    移交的各门类电子档案应齐全、完整,应具备真实性、完整性、可靠性和可用性。移交的电子档案已经按照《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》以及相关标准规范要求,完成了电子档案的格式转换、元数据捕获、整理、鉴定、编目、著录、命名、查杀病毒等各项工作,并通过了交接双方的准确性、真实性、完整性、可用性和安全性检验。

    访谈主持人 2017-12-04 10:04:36 问道:

    对移交的电子档案有哪些质量要求?

    毛海帆 2017-12-04 10:05:11 答复

    移交的各门类电子档案应齐全、完整,应具备真实性、完整性、可靠性和可用性。移交的电子档案已经按照《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》以及相关标准规范要求,完成了电子档案的格式转换、元数据捕获、整理、鉴定、编目、著录、命名、查杀病毒等各项工作,并通过了交接双方的准确性、真实性、完整性、可用性和安全性检验。

    访谈主持人 2017-12-04 10:07:14 问道:

    如果没有使用办公自动化系统的单位或办公自动化系统形成的电子文件不符合归档要求的,如何向省档案馆移交电子档案?有什么质量要求?

    毛海帆 2017-12-04 10:08:03 答复

    移交纸质档案数字副本及其元数据。各门类纸质档案数字副本及其元数据的制作、命名、存储等按照《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》执行。数字化扫描分辨率不低于300dpi,应以源版彩色JPEG或TIFF格式和转换形成的双层PDF、TXT等三种格式移交,元数据库可以XLS、DBF等计算机文件格式移交。

    Mr-Jeff 2017-12-04 10:10:39 问道:

    移交照片类电子档案有何意义?

    毛海帆 2017-12-04 10:11:07 答复

    以往我们收集照片后没有详细著录人物、时间、地点、活动主题、拍摄者等信息,年代久远后导致很多信息无法考究,使得后期利用困难。移交照片类电子档案可以更好地推动照片信息的著录、利用和保管。

    lemon 2017-12-04 10:15:32 问道:

    照片类电子档案如何组卷?著录需注意哪些问题?

    毛海帆 2017-12-04 10:16:01 答复

    照片类电子档案一般按活动组卷。各著录项应尽量详细著录。人物、地点、时间、题名等都应著录。著录人物时还应同时著录其职务、在照片中位置等。

    妮妮球 2017-12-04 10:17:02 问道:

    电子档案以什么方式向省档案局移交?

    毛海帆 2017-12-04 10:17:32 答复

    目前省直单位电子档案以离线方式移交。移交单位完成移交电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性检验并合格后,应参照《江西省数字档案与数据离线存储介质管理规范》要求制作移交介质。电子档案原文、元数据或目录数据应分别存储于相应的文件夹,应通过电子档案的计算机文件名建立二者之间的准确关联。应采用档案号命名电子档案。