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  • 对标实干 循序渐进 力求档案数字化建设立竿见影
  • 文章日期:2017-12-05 09:49:05    文章点击数:    稿源:

    新干县档案局

    (2017年11月 28 日)

    尊敬的各位领导、各位同仁:

    近年来,随着社会信息化进程的不断加快,信息技术的发展与广泛应用,给传统的档案工作提出了挑战。档案工作的数字化建设成为新时代档案工作和广大人民群众的新需求。为此,新干县档案局顺应潮流,适应新时代发展,争取档案数字化项目列入全省首批试点,经过两年的实践,档案数字化工作取得了阶段性成效。下面,简要汇报一下我局档案数字化项目有关情况,不妥之处,敬请批评指正。

    截止目前,新干县档案馆馆藏档案资料共69856卷70128件,其中档案61165卷70128件,资料8691册。我局档案数字化项目于2015年采用电子化公开招投标方式,确定中标单位,经过双方共同努力,目前项目顺利完成建设任务,全部数据经检测合格,并上传省区域平台。数字化档案共2.6万卷2.8万件,数据化成果图像数据共232.6万幅,目录数据共31.4万条,其中案卷级目录2.6万条,文件级目录28.8万条。图像数据分别以彩色JPEG、双层PDF两种格式储存,其中,JPEG格式以300DPI形成的全文数据、每幅图像大小在1.0MB以上。在具体工作突出做到“四个强化”:

    一、强化组织保障,确保档案数字化“粮草先行”

    一是制定建设方案。我局高度重视档案数字化工作,将档案数字化工作列入重要议事日程,成立了档案数字化项目建设领导小组,由一把手负总责,分管领导具体负责。县政府印发了新干县数字档案馆建设方案,将数字化工作列入了年度工作内容,有效推进馆藏档案数字化工作。

    二是加强学习培训。做好档案数字化工作,人才是关键。为此,我局多次组织工作人员参加省档案局举办的档案数字化培训班学习,并通过QQ在网上向省局行家里手学习。同时组织人员到其他县市考察学习档案数字化工作。通过多方面学习,更好地理解和掌握档案数字化的基本要求,提高档案数字化的操作能力。此外,抓好中标公司员工培训公司进场前,组织中标公司相关人员到省局档案数字化现场观摩学习。

    三是多方筹措资金。做好档案数字化工作,资金是保障。我局积极向上级争取数字化项目资金,2015年,争取到省级档案数字化项目专项资金70万元。县委、县政府高度重视档案数字化工作,县级财政下拨档案数字化配套资金60万。近年来,我局购买了计算机、打印复印一体机、数码相机以及扫描仪、防磁柜、路由器、交换机、移动硬盘等数字化设备,工作人员每人配备了一台计算机,为做好档案数字化提供了物质基础。

    二、强化安全管理,确保档案实体和信息“双保险”

    一是建立健全制度。我局制定了档案数字化现场管理制度、档案实体管理制度以及档案信息安全管理制度等档案数字化相关制度,中标公司也制定了项目管理条例和档案数字化加工规范等文件,用制度实现管人管事。

    二是加强现场管理。按照《档案数字化外包安全管理规范》等有关规定,我局档案数字化场地与办公室分开,配有两间单独房间,档案整理、扫描、图像处理、目录著录等工作区域设置合理;项目现场有档案柜,数字化加工区域外设置专门区域放置个人手机、茶杯、包等物品,工作场所安装了门禁系统,项目现场及走廊安装了全方位视频监控系统,全程录像监控,做到现场管理的数字化和全程化

    三是严格实体管理。我局严格要求外包公司对档案原件出库登记、搬运、拆卷、扫描、录入、装订、入库核对等数字化操作和处理过程进行流程再造,严格程序、规范操作,档案实体出入库必须及时办理好清点交接手续最大限度地保护档案原件,避免档案原件的损坏、撕裂、污染等不可逆损伤。

    四是抓好档案信息安全管理。档案数字化项目现场所有数据接口全部封闭,没有搭建无线网络。档案数字化中标公司必须有自己的软件开发队伍,数字化加工使用自主设计开发的软件,统一购买使用国产扫描仪及电脑等设备撤场的存储设备全部进行了格式化,经我局确认后方可撤场。同时做好数字化成果备份工作,均用移动硬盘备份三套,防止数据丢失。

    三、强化质量管理,坚持一把“尺子”量到底

    一是严格技术标准。我局组织数字化公司认真学习国家档案局《纸质档案数字化技术规范》、《文书类电子文件元数据方案》以及江西省档案局《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》等档案数字化相关标准规范,熟悉掌握标准,严格按照标准进行操作加工,并按照标准进行指导、抽查、质检验收,确保档案数字化目录数据和图像数据成果符合上级部门业务标准。

    二是做好前处理规范。数字化前处理规范是做好数字化工作的前提条件。为此,我局科学划分档案馆全宗,建立健全机读目录花费十余万元聘请人员将建国后档案目录输入计算机,并根据业务规范,不断健全目录项内容。目前,县档案馆建国后档案基本建立了计算机目录,共40余万条目录数据。

    三是及时抽查整改。我局指定专人加强监督指导检查,每天到现场对各环节查看,对于检查过程中发现的问题,立查即改,确保数字化项目加工程序规范操作,质量符合标准。针对该公司数字化加工原始系统出现的部分元数据缺失问题,及时与省局沟通联系,在省局的指导下完善系统,及时把数字化元数据全部捕获到位。对于目录中的人物项,做到一个不漏全部补录。对其它环节发现的问题,如图像裁剪、图像命名等出现的问题,公司也及时进行了整改,减少了重复操作。

    四是严格质检验收中标公司做好对数据全面进行质检的同时,我局安排专人在其系统里对数据进行质检,公司做好一批数据后,我们进行二次质检,第一次质检抽检比例20%,第二次抽检10%,具体对图像数据如分件错误、漏扫、歪斜等,目录数据如录入错误、著录不完整等方面进行质检,对于查阅利用率高的民生档案,如知青办、经贸委、人事局档案我们进行了三次质检,合格率均高于95%。质检中,共发现图像300余幅错误,目录600余条错误,全部予以纠正。对于移交的成果数据,我们重点对图像、目标数据进行查验,图像是否属JPG、存储双层PDF两种格式,目录项目是否规范,等等,抽查基本无误才确认验收。

    四、强化成果利用,满足群众的美好需求

    一是优先安排数字化对象。县档案馆馆藏建国后档案全宗单位100余个,内容丰富,种类繁多,我局坚持实用原则,优先选择重要全宗档案、民生档案等利用频繁档案进行数字化,第一期将县委办、县政府办、县人局等37个单位的文书档案及婚姻档案、退伍军人档案、土地房屋产权档案等民生档案全部进行了数字化。

    二是边验收边上传平台。2016年我局接通了省档案区域平台,在数字化过程中,我局预验收一批数据,向省平台上传一批数据,既可以及时发现一些问题,有效改进错挂漏挂等现象,又确保了上传进度,推进数字化整体工作进度。目前,已将全部29万条目录和30万画幅PDF图像数据上传省档案区域平台,推进全省档案信息资源共享。

    三是提升利用成效。做好档案数字化最终目的是为社会各界提供更加方便快捷的服务,以满足人民群众对档案利用的美好需求。如今,只在电脑上点击鼠标,就可以快捷完成查阅档案、打印等相关工作,基本上无需到库房调阅档案,实现从登记到出具证明做到立等可取,极大地节省了时间,提升了工作效率。今年以来,我局利用数字化成果接待查阅档案1000人以上,受到了广大群众的好评。

    虽然我局档案数字化工作取得了初步成绩,但与上级要求和兄弟县市相比,还有一些不足之处,有许多需要改进的地方。下一步,我们将以此次验收为契机,进一步加大学习力度,强化日常管理,完善档案数字化工作,为推进数字档案馆建设打下坚实的基础,更好地服务经济社会发展。

    谢谢大家!