您所在位置: 首页 >> 档案工作 >> 数字档案馆 >> 经验交流

  • 强化跟踪指导,促县级馆数字化项目稳步推进——在全省数字档案馆建设应用推进会上的发言
  • 文章日期:2017-10-25 14:33:19    文章点击数:    稿源:

    近年来,上饶市档案局在省档案局的精心指导与大力支持下,以数字档案馆建设为抓手,以数字档案资源建设为核心,强化对县级馆数字化项目的跟踪指导,以数字化项目倒推基础业务的规范,提升全市档案工作水平,取得一定成效。根据会议安排,现将我市数字档案馆建设中的一些做法和体会作简要汇报,不当之处还请各位领导和同仁批评指正。

    一、 主要做法

    为推进县级档案馆馆藏纸质档案数字化转换工作,保证数字档案资源建设质量,我局采取多种形式加强对该项目的监督检查指导,做到抓早、抓细、抓实

    一是做好市本级数字化项目的组织实施。成立数字化项目工作领导小组,全面负责项目实施的组织领导和沟通协调,明确各部门的配合保障机制,配备专门场地和设备,保证各项工作落实到位,为县级馆项目的顺利开展起积累经验、示范引领、辐射带动作用。

    加强项目前期指导。一方面是下发省局2015年度印发的关于档案基础业务、数字化项目实施管理、数字化外包安全管理、数字化项目验收办法4份文件,要求各项目县于开工前熟读文件内容,掌握工作流程,明确目标要求。另一方面是从数字化公司规模、资质、业务能力、技术状况、管理水平等方面为县级馆把好关。

    加强项目中期问题整改。针对部分县存在的新老编目号问题、全宗号问题,利用省局调研组赴上饶进行数字化项目考察的机会,促进项目县一一整改。

    召开现场推进会。市局分别在婺源县召开了全市县级档案馆数字化项目培训会、在信州区召开全市数字档案馆建设业务推进会,通过会议取得三重效果:一是明确纸质档案数字化转换工作的目的和意义,增强了做好这项工作的自觉性;二是交流了工作经验,避免了走弯路;三是提升了业务能力,为做好这项工作打下基础。

    实操培训细化工作重点。带领即将开工的项目县相关人员共赴已开工的项目县检查指导数字化工作,相当于对即将开工的县市进行了一次实操培训,使大家对项目的现场管理、安全保障、数字化成果管理和质量控制都有了深刻地了解。

    严格对项目进展情况的检查和督查。要求项目县每月上旬报告项目进展情况,掌握信息;同时,市局不定期赴项目县进行抽查,发现问题,及时整改。

    二、 取得成效

    经过9个多月的努力,我市辖区内万年县数字化项目顺利完工,完成了该县既定数字化对象的扫描工作,形成目录数据89167条、全文数据735533画幅。经市局项目验收组现场检查和测试,认为该项目建设目标明确、规划合理、措施得力,项目实施的人员、设备配备充足,加工现场整洁有序,过程管理规范严格,安全防范措施严密,档案数字化成果质量符合要求,数据挂接准确,备份完整。一致同意项目通过验收目前数据已投入使用。德兴市、婺源县、信州区等地的项目已顺利开工。

    三、 几点体会

    (一)领导重视是数字档案馆建设取得实效的前提

    一是统一了思想认识,确立以信息化建设促进档案工作现代化管理的理念。局领导通过“走出去、请进来”、亲自授课等形式,使大家开阔眼界,现场感受信息技术的变革给档案工作带来的变化,从而转变了思想观念,统一了工作思路。二是配备了相应的工作机构和人员。主要领导经多方协调为我局增加了4个编制。我局于2015年成立信息技术科,现有工作人员一名,年内还将招录1名专业技术人员,加强专业人才配备。三是争取地方政府支持,落实配套资金。邀请市财政局领导及项目实施县的分管领导参与学习考察发达地区数字档案馆建设经验,使他们对数字档案馆建设有了深入地了解,从而为项目建设提供有力支持。局领导还多次与有关县(市、区)领导沟通协调,帮助解决数字化项目的配套资金等问题。我市德兴市、婺源县、信州区等地财政落实1:1的配套资金。

    (二)实操培训是提升业务能力的有效手段

    县级档案馆数字化项目实施的一个重要瓶颈是普遍缺乏专业技术人员。我市组织的实操培训通过对项目的“现场观摩检查、现场纠错整改现场探讨交流”“三现”培训模式,以直接、直观的方式提高了各项目县项目管理水平。针对项目的现场管理、安全保障、数据规格、数据质量、工作文档管理等内容,以“现场检查及时纠错”的方式,“抓环节 扣细节”切实提升关键岗位人员正规作业能力。随后,组织经验交流座谈会,由市局业务骨干针对实操过程中的普遍问题、关键环节、薄弱区位进行统一讲解,并现场解答问题,切实提升各县(市、区)项目管理人员的业务能力,有效助力数字档案资源的质量控制。

    (三)技术人才建设是项目顺利实施关键

    建设数字档案馆关键在于是否有一支“想干事、能干事”的队伍。我局克服各种不利因素,采取多种形式培养业务骨干,取得一定成效。一是通过参与项目培训专业人才,近来来我局通过档案专网建设、区域共享利用平台试点、市数字档案馆建设等项目开展专业人才培养;二是组织学习考察,2016年共组织三次赴江苏、浙江、四川等地学习考察数字档案馆建设,扩大视野,吸取经验教训,争取少走弯路,避免坐井观天;三是参加省局培训,组织各县(市、区)档案局业务骨干参加省局各类专业技术培训,有力地提升工作能力和水平。

    (四)选择好加工公司是项目推进不可忽视的因素

     数字档案馆建设是一项庞大的工程,虽然我们做了一些努力,工作也略有起色,但与兄弟地市相比仍有很大差距,我们将以此为起点,更加扎实工作,为开创档案工作新局面而努力!   

    上饶市档案局