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  • 大胆创新 稳步推进 努力开创档案服务新局面——南昌市档案局
  • 文章日期:2017-09-30 17:19:35    文章点击数:    稿源:

    十三五规划建议首次提出创新协调绿色开放共享发展“五大发展理念”引领全面建成小康社会,“五大理念”中,创新是方向、是钥匙,更是必谈的内容。档案作为国家信息资源的重要组成部分,正快速迈向数字时代。数字时代在不断改造传统产业的同时,也对传统档案管理模式提出了挑战。数字档案馆建设及江西省区域性数字档案集成管理与共享利用平台(以下简称区域平台)的应用就是档案管理模式从以档案实体保管利用为重点,向以档案数字化信息向社会提供服务为重心的转变过程。因此,档案部门要顺应时代发展趋势,大胆创新,稳步推进,努力开创档案服务新局面。

    根据会议安排,我局简单介绍一下南昌数字档案馆建设及区域平台应用的具体做法和经验,抛砖引玉,希望各位领导和档案同仁批评指正。

    一、数字档案馆建设

    (一)数字档案馆建设概况

    南昌“数字档案馆”建设是按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求,作为“数字南昌”的重要组成部分,已纳入《“数字南昌”推进方案》,2011年正式启动实施。项目计划总投资319万元,建设内容包括:网络扩建与中心机房场地建设、数字档案馆系统硬件平台、声像档案录制系统、数字档案馆软件系统四项建设。建设目标达成后,将建成南昌市档案局馆内数字档案馆系统,全市统一档案移交接收利用平台、面向立档单位实现档案在线移交利用与立档单位综合档案管理系统进行互联运行。经过几年的努力,我局数字档案馆项目已完成终验。

    (二)经验与体会

    1、领导重视,多方协同是建设数字档案馆的重要前提。

    建设数字档案馆是一个浩繁的工程,不仅涉及到软件和硬件的投入,而且还需要积极争取各级领导和多方支持。首先,省档案局把我市列为“数字档案馆”建设试点城市,深入跟进指导。其次,市政府将“数字档案馆”作为“数字南昌”建设的重要组成部分,同时纳入《“数字南昌”推进方案》加以推进。市发改委、市工信委、市财政局等部门从项目立项到项目建设到资金配合等方面都给大力支持。南昌数字档案馆”项目总投入319万元。档案信息化工作也得到了市财政的大力支持,从2016年至2020年每年新增档案数字化专项经费预算80万元,助力市档案局到“十三五”末全面完成馆藏重要纸质档案数字化转换。最后,我局专门成立了“数字档案馆建设”工作领导小组,由局领导亲自挂帅,主要成员有各处室负责人,局技术保护处负责具体实施。一级抓一级,层层抓落实。

    2、夯实基础,统筹规划是建设数字档案馆成功的关键。

    不断加大馆藏档案数字化力度

    随着信息技术的发展,馆藏档案数字化是大势所趋。我局在全面完成建国前档案案卷级、建国后档案案卷级、文件级目录数据库建设的基础上,严格按规范要求,针对馆藏民生档案、重点档案、利用频繁的档案实施数字化。从2007年开始,我局就进行了档案的全文数字化工作,按照国家档案局和江西省档案局的相关规范和标准,截止2016年,我局共扫描了109277卷,约8479322页。今后我局将不断完善数字档案馆软、硬件建设,逐步完成馆藏档案数字化,同时加强、完善相关的技术规范和制度,不断夯实南昌数字档案馆基础,改善档案利用方式,增强档案服务功能,更好地发挥档案信息资源服务社会的作用。

    不断完善馆藏档案数据库建设

    1、目录数据库和全文数据库建设

    根据国家档案局提出的与全面建成小康社会相适宜的档案工作主要目标,大力实施 “馆藏翻番”工程和“档案数字化”工程,2013年初,我局根据馆藏档案数量和种类制定了《南昌市档案馆馆藏传统载体档案数字化十年规划》,对馆藏重点档案、利用频繁档案、尤其是民生档案,如知青档案、死亡干部档案等优先实施档案数字化,力争到2020年全面完成馆藏纸质档案数字化转换,现已全面完成建国前档案案卷级、文件级和建国后档案案卷级、文件级目录数据库建设。

    2、多媒体数据库建设

    多媒体档案是充实档案信息资源,实现充分共享利用的需要。2015年年底,我局开展了电视台视频资料采集、非编和录入工作,经过收录系统每天自动收录三个数字电视频道节目,再通过非编系统后期制作,最后分类著录、归档处理。所有操作标准均遵照江西省档案局相关规范。截止目前,我局共完成4000余条新闻类声像类档案资料的整理、录入。这些声像档案资料将进一步丰富充实我局馆藏数字资源,加快档案“多媒体化”进程。

    3、采用严密安全措施是建设数字档案馆的安全保障。

    数字档案馆在依靠网络实现高效率的数据采集、管理和利用服务的同时,网络安全也成为令人颇费脑筋的问题。我局“数字档案馆”安装了门禁系统、入侵防御系统、防火墙、消防装置等安全设施,同步制定了《南昌市数字档案馆安全管理制度》。为科学、有效地管理中心机房,促进网络系统安全的应用、高效运行,还制定了《南昌市档案局机房安全管理制度》,每天定时巡查机房,确保中心机房内所有设备运行正常。数字化方面:为确保档案数字化安全,我局下发《关于加强档案数字化和档案信息化服务安全工作的通知》的文到市直各有关单位、各县区档案局、各专业档案馆。还在原签订合同的基础上,与外包公司签订了档案数字化加工服务项目保密补充协议。 数据存储方面:我局建立了科学安全的数字档案保管存储体系,及时做好数字档案的备份。制定了《南昌市档案馆电子档案与数据离线备份管理规范》、《南昌市档案局异地备份工作方案》,对馆藏所有数字档案都拷贝到耐久性的载体上(光盘和硬盘),一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,第三套异地保存。实现档案信息的多种介质存放,形成多种档案副本。

    目前我局分别与哈尔滨市档案局和石家庄市档案局建立了重要档案数据异地备份基地的合作关系,双方都互备了各自重要数字档案。

    二、区域平台的应用暨民生档案远程共享利用平台的搭建

    近年来全省档案网络平台迎来了新的发展契机,区域平台的建立为南昌市搭建民生档案远程共享利用平台打下了基础,提供了技术支撑。南昌市作为省会城市,率先在全省建成数字档案馆,市馆藏民生档案数字化已近30万条,涵盖了婚姻、知青、收养、公证等民生档案,具备了档案馆与社会各界实现无缝对接的基础。民生档案远程共享利用平台是档案部门积极探索民生档案服务民生的新模式,是贯彻惠民便民政策、保障百姓合法权益、维护百姓切身利益的重要举措。

    (一)经验及体会

    1、领导重视,市里支持

    南昌市自成为江西省民生档案远程共享便民服务工作的先行试点单位以来,局党组高度重视,积极响应,周密部署,上下联动,把远程共享利用平台搭建工作作为全局中心工作来抓,写入年度工作考核。并积极向市委市政府争取政策及资金配套支持。市局局长徐迎晨就民生档案共享平台搭建提出高标准:争取在十三五期内完成南昌市全部街道、乡镇便民服务中心的民生档案共享平台搭建,并加快数字档案资源建设进程,增加民生档案馆藏比重,使民生档案“零距离”服务百姓见成效。

    2、多措并举,贯彻落实

    制定制度、明确流程

    从2014年开始,我局组织县(区)档案馆共同参加共享利用平台的测试工作,并同步拟定共享平台相关制度、便民服务公约、办事流程等,统一利用规则、统一印章和出证格式,为平台搭建工作奠定基础。

    平台搭建、乡镇(街道)布点

    截止目前,我市9家综合档案馆、14家乡镇(街道)便民服务中心共23个点作为首批民生档案信息共享平台服务试点单位开通使用。青云谱区率先实现了便民服务中心全覆盖。2015年市档案局根据各便民服务中心的软硬件条件,挑选了10家便民中心作为试点单位,利用政务外网,开展全省民生档案远程共享利用平台搭建工作,当年共完成十家便民服务中心、七家综合档案馆全部配齐相关硬件并成功接入平台。2016年市档案局在红谷滩新区、青山湖区、东湖区、西湖区、湾里区,新增6个民生档案远程共享利用平台。今年,我局计划完成32个点的民生档案远程共享利用平台搭建工作,目前已向市财政争取到了38万元资金用于平台设备的购买、发放。

    民生档案资源建设

    目前,我市“民生档案远程共享”服务平台已上传近80余万条知青和婚姻等民生档案数据,其中婚姻登记档案初步实现了市区内全覆盖。2015年4月南昌市共上传近28万条数据至民生档案远程共享利用平台,其中包括市局20万知青档案。2017年初,南昌市将青山湖区婚姻登记电子档案目录7余万条、东湖区婚姻登记电子档案目录数据20余万条、南昌县婚姻登记电子档案目录数据15余万条、下放知青电子档案目录数据17余万条,共计近60万条民生档案电子目录数据上传至江西省民生档案远程省共享利用平台。

    组织培训、宣传引导

    自民生档案远程共享利用平台搭建工作开展以来,我局多次组织县(区)档案局、部分街道、便民服务中心工作人员培训,详细讲解江西省区域性数字档案集成管理与共享利用平台界面设置、用户管理、操作流程等内容,培训内容实践性、操作性、针对性强互动交流活跃。

    为加大该平台宣传力度,我局于2016年5月印发了“互联网+民生档案”宣传册发放给市民。宣传册主要介绍了民生档案查询流程、什么是民生档案、什么是“互联网+民生档案”远程共享利用平台等信息,便于群众了解和使用“互联网+民生档案”远程共享利用平台,并于6.9国际档案日将宣传册发放给群众,为平台的应用和推广奠定了基础。

    (二)成效日益凸显

     南昌市民生档案远程共享利用平台全面开通以后,使群众享受到“不出辖区、就近查档、跨馆取证”便捷化服务,受到了普通群众的热烈欢迎,获得了很大的社会反响。

    2016年4月8日,居民姜木保与妻子刘香华在京山通过远程“互联网+民生档案”远程共享利用平台查询青云谱区档案馆婚姻档案。姜木保与妻子原为八一麻纺厂工人,曾在青云谱区京山街道办理婚姻登记手续,九十年代初下岗搬回老家南昌县。两人因结婚证遗失,为纪念其即将到来的第三十个结婚纪念日,打算补办结婚登记证。弄清缘由后,档案馆工作人员按照程序立刻从档案查询系统中调阅出两人的结婚申请档案,并通过远程服务为其办理相应的档案证明手续。姜木保夫妻感概到:档案为他们的结婚纪念日提供了良好支撑,并一再表示现今查档真是方便、快捷。

    今年7月5日,一位年过60的老人熊某走进江西省档案馆信息查阅中心,要求查询其在1975年下放至新建县生米公社市商业青年果园场的知青下乡登记表,为其落实下放时间计算工龄提供了有力依据。省档案馆工作人员告知老人南昌市的下放知青档案均收藏于南昌市档案馆,省档案馆并无老人所需档案。正当老人失望准备离开之际,省档案馆工作人员告知老人民生档案远程共享利用平台可以提供馆际间查阅。老人抱着试一试的态度向南昌市档案馆发出了跨馆查档申请,市档案馆工作人员积极响应跨馆查档申请,通过计算机检索在馆藏档案中快速查找到了老人的下放知青登记表,并通过民生档案远程共享利用平台跨馆出具证明,为他落实下放时间计算工龄提供了有力依据。老人欣喜之余,表示民生档案远程共享利用平台的搭建真是利民惠民之举。

    (三)存在的问题及建议

    自2014年以来,我市率先在全省开展了民生档案远程共享利用平台搭建试点工作,通过馆际互联互通将远程查档窗口延伸到街道乡镇便民服务中心,取得了良好的效果,但在平台搭建过程中仍然存在一些困难:

    1、资金保障

    平台搭建工作需要配备设施设备,这些都离不开资金支持。今年,我局已向市财政申请了38万元的经费,可用于32家便民中心服务点平台的搭建。而我市共有128个乡(镇、街办)便民中心,十三五期内我局计划完成南昌市全部街道、乡镇便民服务中心的民生档案共享平台搭建,这后续的平台搭建还有96万元的资金缺口,希望省里给予一定的资金支持,共同完成此项工作。

    2、人员保障

    平台搭建后接待查档的人员岗位设置是专职还是兼职,是值得商榷的问题。乡镇(街道)便民服务中心,是直接服务百姓最基层的组织,设置专职岗位会造成乡镇的负担,而兼职对于本就身兼数职的基层工作人员更是千头万绪,难以为继。因此,急需省里给出相关指导意见,以便县区一并贯彻落实。

    3、技术保障

    建议进一步发挥网络平台作用,将关系到群众切身利益的社保、民政、教育、计生、土地承包、农村土地确权等多门类民生档案纳入平台,建成内容丰富、门类齐全、载体丰富、特色鲜明的数字档案资源库。因此,建议软件进一步完善,能兼容不同门类的档案资源,真正做到为民所用,便民惠民。

    三、展望与思考

    随着人类社会向信息、知识经济广泛深入的发展,信息技术给我们的工作和生活带来了日新月异的变化。当前大数据规模以及其存储容量正在迅速增长,大数据已经渗透到各个行业和业务职能领域,处在大数据时代的档案事业如何发展,采取什么样措施才能帮助人们洞察大数据带来的大价值?这是我们档案工作者必须面对和思考的问题。云计算让我们处理海量的结构化和非结构化的数据成为可能。档案人应该跳出档案做档案,摆脱传统思维的制约,充分利用全社会的资源和力量,建设大档案,实现大服务。利用“云计算”的强大服务功能,构建基于“云平台”的数字档案馆系统,打破目前馆际之间的“信息壁垒”,真正实现区域范围内档案信息资源的有效共享,使用户能轻松快捷的访问海量档案信息。大数据时代的档案将朝社会化、多元化、开放性和先进性发展,档案馆将成为集文化、教育、信息、休闲于一体的文化信息中心。

    以上所述就是我局在数字档案馆建设及民生平台搭建中做的一些探索和思考,虽然取得了一些成绩,但与省档案局的要求和先进地区的发展程度对比,感觉还有很多差距和问题,有待我们进一步改进,也将成为今后努力的方向。我们将更加扎实工作,开拓进取,为不断开创我市档案服务新局面而努力。