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  • 国家档案局8号令政策解读
  • 文章日期:2016-07-27 17:21:14    文章点击数:    稿源:

    《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)以令的形式发布,属部门行政规章,具有法律效力,反映国家档案行政管理部门对确定机关文件材料归档范围和划分保管期限工作的高度重视,具有强制性和权威性。

    《规定》的施行将有力推动国家档案资源建设。为确保国家档案资源的齐全完整并提供有效利用,各机关必须依照《规定》的要求,合理界定文件材料归档范围,科学鉴定档案保存价值,准确划分保管期限,为将来档案移交进馆打下良好基础,确保国家档案资源建设的有序进行。

    一、《规定》制定的指导思想和原则

    《规定》制定的指导思想是:以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面贯彻落实科学发展观,坚持以人为本,与时俱进,正确界定机关文件材料归档范围,准确划分文书档案保管期限,大力促进机关档案基础工作,努力推进国家档案资源建设,为构建社会主义和谐社会提供有效服务。

    《规定》制定的原则:

    (一)《规定》的内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料,即包括各种门类和载体的历史记录。

    (二)《规定》要对机关文件材料的归档范围不归档范围作出明确界定。

    (三)《规定》在明确界定机关文件材料的归档范围时,采用标时制,标明文书档案的具体保管期限;提出对其他门类文件材料归档范围和保管期限要按国家有关规定执行。

    (四)要尽量避免机关文件材料的重复归档。

    (五)凡涉及与公民权益有关的文件材料,归档和划分保管期限时要体现“从宽”的原则。

    (六)《规定》要明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的权责和义务,确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的实用性和可操作性。

    二、《规定》的实施范围包括哪些单位?

    从《规定》的第一条可以看出,《规定》的实施范围是各级党政机关和人民团体(统称机关)。《规定》第十四条指出:“本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。

    《规定》的实施范围包括执行范围和参照执行范围。《规定》中的“机关”包括各级党政机关和人民团体,各级人大、政协、法院、检察院等,这些机关都属于《规定》的执行范围。属于《规定》执行范围的机关必须按照《规定》的要求,在同级档案行政管理部门的监督指导下,编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。军队系统、民主党派、企业事业单位属于参照执行单位,参照执行的单位要在同级档案行政管理部门的帮助指导下,开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。需要明确的是,具有行政管理职能的事业单位属《规定》的执行范围。这些单位必须依照《规定》,编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并报同级档案行政管理部门审查同意后执行。

    三、《规定》与1987年颁发的两个业务文件(《机关文件材料归档和不归档范围》、《文书档案保管期限表》)相比有哪些主要变化?

    《规定》与两个业务文件相比,不仅形式有所变化,而且内容有较大改变,体现在六个方面:

    (一)形式不同:凡属归档范围的文件材料均确定了保管期限。《规定》将二表合一,一目了然,这一结构是科学的,易掌握,实用性强。

    (二)改革文书档案保管期限划分方法。将永久、长期、短期改为永久、定期两种。定期再实行标时制。方便了对到期档案的及时鉴定处置,减少保管压力,节省保管空间和人力、物力。

    (三)突出了立档单位的主体地位,在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。比如《规定》指出:“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式副本归档”,而在划分其保管期限时,主办单位明显高于其他单位,可避免重复归档。

    (四)充实了新的条款。《规定》比两个文的63项增加了21项,即84项。具体体现在行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。

    (五)与1987年规定相比,对一些保管期限作了适当调整。比如涉及到公民个人权益的档案,绝大部分调整为永久保管,体现了以人为本的思想。对上级或下级的来文,其保管期限有所下调,这有利于避免将来档案重复进馆的问题。

    (六)加大管理力度,将备案制改为审批制。审批制代替备案制,这是一个重要变化,其核心在于要使各级档案行政管理部门和各级机关明确各自的职责和义务,确保各单位编制的《文件材料归档范围与保管期限表》的可操作性和适用性。

    四、贯彻《规定》过程中需要注意哪些问题?

    《规定》是机关正确界定机关文件材料归档范围和文书

    档案保管期限的依据,作为部门行政规章,具有强制性和约束性,在编制过程中要注意以下四个问题:

    (一)制定编制工作方案。制定编制本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的工作方案,是做好编制工作的前提。编制工作方案一般与机关档案分类方案结合起来。比如,一个单位的分类方案是采用年度—机构—保管期限的分类方法,在制定编制工作方案时,就要按机关内部各个工作部门一个一个地编制,最后形成一个总表。

    (二)掌握编制工作方法。深入实际、调查研究、系统归纳是做好编制工作的原则和方法。单位档案部门(办公室、档案员)要认真调查各工作部门形成的文件材料归档范围,确定文件材料的种类,与各工作部门认真研究,结合《规定》的内容,确定哪类文件应该归档,再按其重要程度确定其保管期限。

    (三)明确编制范围。这次机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制对象仅限于机关文书档案,其他门类档案不在此编制范围之内。《规定》的附件《文书档案保管期限表》是编制各机关文书档案保管期限表的基本依据,在具体编制过程中,应结合本机关工作实际,突出职能特色,不要照搬照抄。各机关其他门类档案的保管期限表要按国家有关规定执行,即已有国家规定的按现有规定执行;目前没有规定的,待将来由国家档案局会同有关专业主管部门共同制定执行。

    (四)遵守审批程序。以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后执行,报同级档案行政管理部门备案。《规定》施行后,各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,须经同级档案行政管理部门审查同意后才能实施。

    《规定》的实施是一个动态的过程,如果机关内部机构或工作职能发生变化,那么机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表也要作相应调整。调整后的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表也要经区档案局审查同意后执行。这份材料一份存入本机关档案永久保存,一份放入全宗卷。

    从整体内容来看,《规定》具有宏观性和指导性。作为部门行政规章,又具有强制性和约束性。《规定》是各级机关编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管保管期限表的重要依据,同时,各级机关做好本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作,是《规定》有效施行的必要条件,各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表是《规定》施行的具体成果。把《规定》的精神落实并体现在每一个机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表中,这就是实施《规定》的根本目的和基本要求。