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  • 论档案普惠环境的构架与推进
  • 文章日期:2016-07-27 16:02:50    文章点击数:    稿源:

    南昌工程学院档案馆    程巧 李雪枝

    摘要:本文从实际出发,指出档案事业发展及构建档案普环境的客观趋势,指出了档案普惠环境是由决策、管理、资源、传播、互动共同构成的社会环境,并从机构设置、组织定位、惠民平台构建、技术革新等方面指出了档案管理体制变革的措施及方法。

    关键词:档案工作 档案管理体制 改革

              
    1、档案普惠的概念及其背景
         
      20145月,国家档案局发布了《关于加强和改进的形势下档案工作的意见》(以下简称《实施意见》),对新时期档案工作进行规划及部署,文件中多次提及民生资源整合共享社会力量公共服务等关键词。在更早之前的国家档案事业发展十一五十二五规划中,国家也早就针对三个体系建设、制度保障、馆舍建设、新技术和新方法等工作作了大量的努力。从这些步步推进的决策中,我们不难看出,国家开始统筹并逐步推动健全、稳定、可持续发展的档案管理环境的建设工作。随着布局的深入及落实,这些战略布局越来越呈现出向基层倾斜,构建大惠民生态的趋势,本文将这种环境称作档案普惠环境。简而言之,档案普惠环境就是一种以档案信息资源作为普惠对象,包含多种普惠手段和方式的资源互动环境,这也是一种信息环境,是一种社会服务,是一种管理理念,既包含国家对于档案资源体系的建设与管理,也包含社会公众的利用与服务认同,这是一种全局式、前瞻式的档案意识、体制与机制的结合。

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    、档案普惠环境的架构

        环境就是互动,要达到档案真正普及及惠及公众,就应布局好档案普惠的决策环境、管理环境、传播环境、互动环境。它体现了档案事业发展对于决策者、受众、资源管理及推广、服务与评价等各方面的全局性要求,它的营造是个系统工程,要按部就班地推动,不可偏废,也不可乱次。
        2.1决策环境。这是普惠实施的主导环境。档案资源的组织方式、管理及服务手段等都依赖于国家及政府的宏观决策,这是引导档案资源走向、决定管理广度及深度、开放程度、服务简繁、档案价值与功能的重要环境。它包括各级党委及政府的档案总体目标及方针,各级档案行政主管部门的档案事业规划及各类决定、意见、方案等,系统内外的各类相关标准与规范,以及各业务实施单位的具体决策。
       2.2管理环境。这是普惠实施的执行环境,既包括对人的管理及影响,也包括对档案的管理及运用。它的具体内容有收管用三方档案意识的培养,新管理技术及手段的运用、宽松的档案政策、合理简化的管理程序,新型的服务手段等。它的目标是为公众营造一个自然、自由、和谐而又进步的档案生态,更好地促进档案资源与人类的交流。
        2.3资源环境。这是普惠达成的物质环境。资源是决定普惠能否进行的关键因素。它包括各类资源的集中与积累,资源的传播与利用,资源的挖掘、整合与拓展,这是信息时代对信息的根本要求。因而,在适当的时机提供适当、适用而又足量的档案资源是当前工作的重点,当然,在此过程中,要分主次、分阶段地规划好及推动各类档案资源的建设。
        2.4传播环境。这是普惠实施的支撑环境,它包含档案源、档案传播途径及档案受众三个方面。它要求,传播源真实、可信、来源广泛且有吸引力;传播途径传播路径通畅、信息直达无干扰、传播手段多样且效率高,传播技术化全面化;档案受众乐于接受、易于接受,且有互动渠道。即全面保障档案信息传播的传播面、传播深度、传播广度及影响程度。
        2.5 互动环境。普惠实施实质上就是资源与需求的相互满足。互动环境是建立反馈机制的根本所在,它包括保障信息服务的全面提供、接受档案服务对象的民生需求及各项意见反馈、以及根据意见反馈进一步加强档案决策及各类业务。它保障的是公众的信息权、民主权、自由权,也体现了政府及档案部门对档案资源及民生权利的重视,才能进一步保障公众受益的环境。

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    档案普惠环境的推进

        档案普惠环境的推进是个系统工程,既涉及到意识的养成,也涉及到决策及执行,还涉及到管理与技术,传播与互动等。它的推进,应大处着眼,小处着手,做好规划,协调各方,注重创新,抓好落实。当然,档案普惠环境的推进绝不仅仅只是档案管理部门和利用者的事,它受约于各种社会小环境,受约于整体的教育程度及意识水平,受制于各类事业与机构的体制机制。因而要全面考虑,慎重对待。
       3.1 以机构设置为主导,引入社会力量,布局普惠实施主体。体制变革要进一步明确普惠主体及任务。档案普惠工作是对惠民政策、惠民范围及力度、管理及服务方法创新、民众感受及问题处理等的全面布置,它的工作主体是国家各级各类档案部门及愿意参与到国家档案事务中的社会力量,这与老的档案管理体制不同,它引入了社会参与及竞争,引入了社会资源的调配,引入了社会评判,因而更能够激发档案事业的活力,也利于构建档案普惠的主体环境。在这一种较为开明开放的政策之下,更多的单位参于到惠民的活动中来,组成了横向联接紧密的惠民联盟,资源更多,惠民面更广,质量较高。在这套机制下,国家各级档案行政管理部门负责制定档案惠民政策,确保档案工作地位及作用发挥,引导档案管理工作向民生倾斜;国家各级各类档案馆负责馆藏档案尤其是有惠民内容档案的管理、发布及服务工作,形成惠民思路并实施;社会力量,包含各类档案事务所、档案寄存中心,文件中心等参与到惠民档案的管理、加工、信息的公布、宣传等工作。当然在这过程中,对民间资本和社会力量参与档案事务的准入,也尤为重要。
        3.2 以职权定位为引导,强化社会事业服务。局馆合一是我国档案机构设置的普遍形式,虽然在政策导向、资源保障、执行力度等方面有所便利,但却不适应于档案事业发展的根本规律,层级过多、从属性过强,管理较为生硬,服务内向化,市场需求反应较慢等等。现在国家大力推动专业档案建设,推动家庭档案、征信档案等的建设,减少行政审批事项、废除利用收费等,就是要进一步开放管理、惠及民生,进一步保护和确认档案管理机构的公共服务性质。在这方面,我们也有相关的实践与探索,如一些高校成立文档中心、档案服务中心,去行政化,强调业务及事业服务性等。这种事业化设置更加有利于削减管理层级,提高管理效率,也利于快速响市市场及民生需求。当然这种公益公共性质决定了国家和各级机构在保障档案的全民所有制地位基础上,要加大对各级各类公共馆的保障力度,同时要允许其引入市场化竞争和评价等,这样,才能真正集中社会力量管理好社会档案,为社会服务。
        3.3 以管理重心调整为依托,建设档案惠民平台。新形势下的档案管理工作重点不再是档案整理业务,而是资源整合,不再是对内服务,而是对外发布与利用。要充分考量现有管理技术与档案需求变化,结合现有传播资源,传播具有广泛性或是针对性的数字档案信息内容;要充分利用成熟的技术与产品,依托众多的网络用户(互联网、局域网、移动网等),构建利于档案信息普惠的生态圈,并进一步探索档案教育功能与网络平台的结合,提高资源管理及利用效率,这都是当前档案信息普惠工作的重点。2011年《档案信息化建设实施纲要》、2011年《全国档案事业十一五发展规划》、2014年《实施意见》中,都对建设与完善档案网络、推动馆际及区域档案资源整合及合作、推动覆盖面广的档案公众服务等内容进行了部署,现在国家大力推动建设档案专网、推动基于云环境的数字档案馆、数字档案馆联盟等工作,一定程度上反映了国家档案事业发展的战略推动及需求。
        3.4 以技术革新为契机,开创人、信息、物品互动的新思路。当今世界,与信息管理密切相关的大数据、物联网、云计算技术迅猛发展,人类进入工业发展4.0时代。进一步思考新技术与档案管理的结合,是提升档案管理效率与品质的根本思路之一。大数据技术的应用可以使我们对数据进行更佳的分析、挖掘、判断和预测;各类传感器的广泛使用和物品互联强化了人与物之间的联系,延伸了我们对管理环境的感知;云计算则降低了我们对资源的占有,却几何式地提高了我们的存储与速度。这几项技术构成了人人参与档案信息资源建设、人人享有档案信息权利的基础生态,他让各类异构、多样的数据集合在一起,去除噪音与颗粒感,变成我们管理的一部分。这种转变,比传统的目录式、原文式、全文式数据管理更加振奋人心,它进一步强化的是人与人、人与信息、人与物品工具之间的联系。当然,技术的发展和应用并不可能一蹴而就,需要根据需要分步、分层次推进。
     档案普惠环境是一个互动环境,不仅仅包括对政策和资源导向自上而下的推动与普及,也包括基层民众对档案功能,档案资源数量质量,获取途径等由下而上的评价及认可。普惠环境的营造是一个集机构设置,软硬件配置,资源管理、整合及传播于一体的系统工程,需要多方的共同努力才可达成目标。相信随着档案管理体制的不断调整和完善,档案普惠这个大生态环境必然会形成并逐渐成熟。

    参考文献:
    [1]刘智勇,张学文.对我国现行档案行政管理体制的反思与完善[J],档案学通讯,20083
    [2]肖文建.我国档案管理体制改革的重点、难点探析[J],档案学通讯,2004(2)
    [3] 罗军.还档案馆文化事业机构本来面目——局馆合一档案管理体制的反思[J],档案学通讯,20071