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  • 主动服务意识对档案工作影响深远 ——论主动做好档案收集工作的方式
  • 文章日期:2016-07-27 15:53:11    文章点击数:    稿源:

    江西大唐国际新余发电有限责任公司 彭玉萍

    【内容摘要】档案收集工作是档案工作“收管用”中最重要环节,加强主动服务意识是档案收集工作的主要指导思想。本文通过从领导、制度、活动、责任服务及创新工作五个主要方面,展开对档案收集工作方法的论述,揭示主动服务意识对档案工作的积极影响。

    【关键词】档案收集 主动服务

    档案收集工作是档案工作的起点,是企业档案管理中最基础工作,它既为档案整理提供物质基础又是开展档案利用工作的前提条件。两办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出:要建立健全档案资源体系,加大档案收集整理力度。实践证明,档案工作人员主动服务意识越强的企业,档案工作的基础则越扎实。现结合企业档案收集工作开展情况,讨论主动做好档案收集工作的方式方法。

    1、争取领导重视

    1.1领导重视是做好档案工作的关键。公司领导一直关心支持档案工作的发展,档案网络活动都能亲自参加,如“ 6.9”国际档案日宣传活动、档案法律法规知识竞赛活动、档案培训等,只要在家都能带头参加活动;在公司资金并不富裕的情况下,也能够投入足够资金完善档案设施设备,从人财物上给予最大支持,活动需要经费——提供经费,工作需要协助——提供人力,设备需要更新——提供新设备,特别是分管本企业档案工作的领导常常说:“档案工作我无条件支持。”作为专职档案员,公司每年都能送我们出去培训,也会拿出一定经费奖励档案工作有功人员。因此,我们感受到了领导的关怀,同时也承担了更多的责任。

    1.2主动工作是服务意识的最好体现。对于档案工作者来说,应如何去争取领导重视,掌握工作的主动权?笔者认为,一个爱岗敬业乐于奉献的人,其主观能动性可以得到很好发挥,能够主动地创造性地去工作,这是档案工作者服务意识的最好体现。具体工作中,做到“三勤”是争取领导重视的最好行为。“三勤”即嘴勤、手勤、腿勤。嘴勤就是要经常向领导汇报工作,反映档案工作情况,让领导知道你在干什么,做了什么;手勤就是要注重档案资料的积累,随时记录好档案情况,做好备忘录;腿勤就是要经常到生产班组、管理部门收集如设备开箱资料,机组检修资料、更新改造技术资料等,丰富室藏档案,更好地为生产、经营、管理服好务。我们只有把工作做好了,领导才会对你的工作满意,在心目中才能留下好的印象,支持你的工作,这样我们的工作才能更好地开展。

    2、抓好两个建设

    2.1机制建设将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划,列入相关人员岗位职责,建立了由公司分管领导、部门负责人、专兼职档案员组成的档案管理三级网络,成立档案工作目标管理领导小组,在统一领导、分级管理的原则下开展工作,收集工作关口前移。

    2.2制度建设。我们按照大唐集团有关档案管理制度,制定和完善了本公司相应的一系列管理制度,如《档案管理办法》、《档案利用管理办法与档案移交(出)登记制度》《档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度》、《档案保证金制度》等,档案工作管理考核纳入公司经济责任制考核范围,特别是新修订的《管理类档案分类及保管期限表(0-5大类)》和《档案分类及保管期限表(6-9大类)》,不仅是我们业务工作的准则,更是收集档案的依据。

    3、狠抓两个环节

    3.1抓舆论宣传其一是通过一系列档案宣传活动,增强全体员工的档案意识。我们利用公司的宣传阵地,积极组织宣传报道,让员工经常能听到档案工作的声音,不仅如此,还组织对外投稿,如在“中国档案网”、“江西档案信息网”、“新余档案”等网站及通讯上宣传公司档案活动情况,树立公司良好形象。其二是积极参与地方主管部门档案活动,加强横向联系,从侧面宣传扩大公司的影响力。

    3.2抓活动开展。主要围绕两个活动,一是“6.9国际档案日”宣传活动。本企业与全国档案日宣传活动同步进行,已经举办了3期,每期有不同的主题和活动方式,2014年我们制作了宣传单和宣传册,深入生产班组和部门,主动将其送到员工手中;通过档案宣传展板,向员工介绍“国际档案日”的由来、档案法律法规,以及公司档案工作情况;今年的活动宣传,我们制作了档案宣传幻灯片,举办了“环保和档案”知识抢答赛,有关档案知识题,所有选手均回答正确,说明员工的档案意识在进一步提高。在此员工的思想观念也悄悄地在发生变化,完成了从被动移交到主动移交的转变,收集工作有了实质性突破。二是开展档案征文活动。通过讲述“我的兰台情缘”、“我的兼职档案达人生活”、“档案工作在我身边”等发生在自己身边的人和事,表达对档案的认识、感受和感悟,我们将优秀论文及征文推荐到主办部门,也取得了一些荣誉,如笔者的专业论文获得2014年全国电力技术市场协会一等奖,新余市档案学会一等奖,大唐国际2013年科技论文二等奖,征文获江西省档案学会优秀奖,新余市档案学会二等奖,专业论文在国家级刊物发表等,这些宣传活动树立了企业形象,公司领导和员工更加认可我们的工作,愿意将手中的档案主动移交档案室。

    4、强化三个到位

    4.1责任到位。为保证档案齐全、完整,在收集过程中,我们注重其完整性、准确性、系统性要求,每年年初下发文件材料归档范围,对照归档范围细化各职能部门应归档文件材料,每个部门明确一名中层干部负责本部门的档案管理工作,兼职档案员负责本部门档案材料的收集整理移交工作,专职档案员负责指导监督各职能部门档案收集整理移交工作,责任层层落实,不出现推诿现象。

    4.2工作到位。档案工作人员能够积极主动地工作,采用灵活方式进行档案的收集,如年度集中收集、电话催收、上门及预约收集等,特别注重非红头文件材料的收集,如工作总结、合同协议、招投标文件,职工名册、工资年报,检修工作总结、设备异动报告等材料,他们一般分散在生产技术和管理人员手中,收集起来较困难,在人员岗位变动或调动时,材料还容易丢失,造成工作被动局面。对于这类材料的收集,我们经常积极主动与各部门负责人及兼职档案员、点检员沟通,在机组检修、技改时,及时跟踪,了解工程项目内容和检修进度,将各专业试验报告、检修(技改)总结、施工方案、竣工资料等一整套资料收集齐全。如去年底和今年初对2台机组进行了脱硝除尘器环保改造及机组大修,在项目开始时我们就介入,下发部门沟通单到各有关部门及项目部,对收集资料内容、范围、材料质量、移交时间、责任人、移交格式等均做了明确要求,跟踪工程进度,下现场十余次,分阶段分项目集中收集项目档案。收集过程中也能监督指导其档案管理情况,发现问题及时处理并纠正,保证归档材料的齐全完整,有效控制归档材料的质量。

    4.3服务到位。分析不同层次所需档案信息的特点,找出不同人员的需求规律,进行点对点服务。如企业领导需要与本企业有关的综合性的、全面、准确、精炼的信息;科技人员需要与专业有关的原始、动态的信息;管理人员重视本职能范围的管理方式、方法和凭证性的信息;技术工人需要有关技术改造、解决生产难题方面的针对性强的信息。针对不同的服务对象,开发符合不同服务对象要求的编研成果,以供利用者利用。如国家环保总局进一步加大发电企业污染排放指标规定,要求不能将污水、废气、烟尘等直接向外排放,排放必须达到要求,规定企业必须进行脱硫(脱硝)改造,对达标企业给予节能电价补偿,对排放不达标企业从重处罚,每年国家都要组织对企业的环评检查,企业如果不注重环保方面材料的收集、记录、整理,不能有效证明自已的依法、合法经营,将面临高额处罚,资金链有断裂的危险,企业生存环境受到威胁,甚至关停。我们关注到这一问题,利用室藏档案材料,开发环保评价材料汇编、脱硫电价材料汇编、经济性评价材料汇编等编研成果,用大量的档案原始数据说话,使企业通过政府的环评、脱硫电价等检查,获得国家环保电价奖励,我们的超前服务,为企业赢得了可观的经济效益,为企业不断发展壮大,步入良性发展轨道作出了贡献。因此,这方面材料我们比较齐全完整,职能部门更愿意将材料归入档案室统一保存。

    5、创新工作方式

    5.1加强内部网站建设。为了适应现代技术管理企业的需要,企业内部相应建立了部门网站,用于加强内部管理、内部交流、信息共享等。企业内部网站包涵了大量的档案信息资源,有经济运行分析、设备可靠性分析、设备异动情况、设备台帐、检修总结报告、各部门工作计划及总结等等我们俗称的白头文件,这些材料是各部门工作活动产生的具有保存和利用价值的重要材料,也是档案人员主动收集白头文件的重要途径,是丰富室藏档案的有效手段。

    5.2推进文档一体化管理。文档一体化管理能将各职能部门相对分散独立的文件管理和档案管理有机整合,通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索,利用网络技术,使文档实现远程传递,异地查询和处理,可以有效节约大量的存储空间和场地。目前我们使用的协同办公系统,是文档一体化管理的具体体现。网络技术发展迅猛,协同办公系统已经不局限于同行业、企业内部间的协同,跨地域、跨行业、跨企业、企业内部间的即时协同已经形成,系统严格规定了公文处理的工作流程,每个节点都有管理痕迹,从公文产生到运转的每个环节,特别是从公文向档案转化的关键环节上,都体现档案工作的要求,如公文处理中录入的文件信息:年度、标题、责任者、收发文字号、主题词、日期、附件信息,以及公文处理单、发文稿纸等均为档案管理系统中输入信息,因此,公文处理阶段就为档案管理做好了必要数据准备,避免了文件归档不齐全、质量难以控制等问题,从而保证档案信息的齐全、准确和及时。

    5.3建立完整的检索体系。完整检索体系的建立,可以从不同角度揭示档案材料的内容和形式,供利用者从不同的检索途径找出所需要的全部档案文献资料。在一个档案室,尽管室藏丰富,整理有序,但如果检索受阻,不能有效地找到利用者所需档案,丰富的档案信息资源便被窒息,再丰富的档案材料也成了废纸一张。第一,我们制作了不同种类的检索工具,从不同角度揭示档案室藏,如有全引目录、案卷目录、卷内文件目录、文件材料归档目录等;第二,借助档案系统网上检索——这也是档案系统最主要的功能。在录入档案条目时,尽量全面准确地反映被录入档案主题,提高档案数字化率。

    5.4汇编特色的档案编研。我们特别注重了全宗卷的整理,以及平时的积累和补充,并形成全宗介绍(全宗指南),其全面详细地介绍该全宗室藏档案数量、档案排架、存放地点、档案分类方案等情况,是一部全宗档案情况介绍的工具书;大事记则全面记述了企业职能活动和工作特色的大事和要事,组织机构沿革叙述了该全宗机构变迁、干部任免、领导分工等情况;档案库藏情况统计表、管理类档案数量统计表、经济指标情况统计表等基础数字汇编则反映企业各项工作基础数字分门别类的图表,我们通过全宗卷,可以了解档案工作变迁,档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况,为编史修志工作提供详实的材料,是档案材料的有效补充。

    档案收集工作是档案工作“收管用”中最重要环节,加强主动服务意识是档案收集工作的主要指导思想。档案管理工作能为企业运营提供有力的基础支撑,离不开高效的档案收集工作。通过一系列有效的方式方法,档案收集将更加有成效。