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  • 浅谈对数字档案馆建设的思考
  • 文章日期:2016-07-27 15:31:30    文章点击数:    稿源:

    广昌县档案局   葛江涛

    近年来,随着现代社会发展的需要以及档案事业发展的要求,我们有条件的档案馆陆续开始了数字档案馆建设。但是在工作中,由于对这些现代事物的研究不够透彻,我们往往对数字档案馆及相关问题的理解存在着认识误区,因而在进行数字档案馆建设中采取的措施和决策往往存在一些偏差。这些都将对我们档案信息化、档案管理现代化建设以及档案事业的发展产生影响,值得我们进行认真的思考和研究。

    1、馆藏档案数字化与数字档案馆区别

    当前,根据上级档案部门的要求和社会发展的需求,大多数档案馆将馆藏档案的数字化列入了本单位的工作规划之中,逐步开展了档案馆的数字化、信息化建设工作,并以此作为数字档案馆建设的起点,有些甚至就称之为“数字档案馆建设”,这是理解上出现的偏差,将引起工作上的误差。馆藏的数字化和数字档案馆是不能等同而论的,两者不能从根本上混为一坛。

    1.1 馆藏档案的数字化仅仅是将馆藏档案资料的内容转为数字信息,是馆藏档案资料的一种信息复制(称为“电子缩微”、“电子备份”也未尝不可)。毋庸质疑,这是档案馆信息化建设和档案管理现代化的一个重要内容,但馆藏档案的数字化和数字档案馆相差甚远。

    1.2 数字档案馆是在电子计算机网络通讯技术、办公自动化发展的前提下,档案工作适应新技术、新办公机制的条件下产生的一种新型档案工作和新型档案馆模式,代表的是一种信息环境和基础设施构建,是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的“知识信息中心”。我们知道,在信息时代,新型的电子文件主要以信息传播方式在办公自动化系统中高效运转,在各个电子计算机分散存贮。那么这些文件如何归档、如何管理、如何利用呢?显然,需要在整个办公自动化系统中有一个电子文件的中心,中心必须与整个办公自动化系统中各个子系统的电子文件中心相联接,负责收集、存贮和提供利用电子文件(档案)。这个中心就是数字档案馆。它的含义有以下几点: (1)接收办理完毕的文件元数据(注:元数据指背景数据等数据)及其实体(包括各种形式的文件)并对文件的流转实施自动化管理、利用和控制;(2)使用数字模拟整合技术将馆藏各种档案数字化,实现数字化档案资源在网上的发布和传送;(3)支持馆藏各种实体的自动化管理,利用各种新技术,如光盘存储超媒体技术等,进行较大型数据库的管理、检索等;(4)组织对数据的有效访问和查询,使利用者可以通过网络对数字化档案信息资源进行查阅(包括目录、索引和全文);(5)支持以网络连接不同档案馆的数字化信息,能够提供分散于不同地区的档案信息资源。

    由此可见,数字档案馆是办公自动化、“数字政府”、电子政务的一个重要组成部分和必不可少的重要环节;是传统纸质档案管理理论在新的技术条件下的一种应用与革新;是档案工作发展的一个新的里程碑。而馆藏档案的数字化仅仅是将档案资料信息数字化,是数字档案馆建设的部分内容,把它当作数字档案馆建设的重点是不行的,把它当作数字档案馆建设更是错误的。所以在数字档案馆建设上注意力放在哪里,值得我们全力关注、认真研究并努力实践,才能引导档案事业的顺利发展。

    2、开展数字档案馆建设的意义

    数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用的基础之上,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、存贮和管理,通过高速宽带通信网络设施相链接和提供利用,实现档案信息资源共享的新型档案馆模式。数字档案馆建设是信息时代发展的需要,是加快国家信息化建设步伐的需要,也是档案事业发展的需要。建设数字档案馆工程具有十分深远的意义。

    2.1 数字档案馆是信息时代基础信息资源不可替代的组成部分。数字档案馆所提供的信息极其丰富、重要,而其中的档案信息更是不可代替。数字档案馆可以充分发挥其信息优势,通过公布、开发档案信息资源,充分利用档案资源,为经济建设和社会发展的尽一份力。

    2.2 数字档案馆翔实的档案信息有助于管理层的决策、管理等。决策的及时正确、管理措施的得当,要靠信息的完整、可靠和快速的综合分析能力来保证,数字档案馆就能将零散的档案信息汇聚成具有一定联系的信息簇,并提供多方面的利用服务,在一定程度上必将满足这些要求。特别是数字档案馆与政府办公系统有着密不可分的联系,所以对于支持决策有着天然的优势,可以发挥更为重要的作用。

    2.3 数字档案馆必将改善档案管理工作,提高档案工作的社会地位。数字档案馆的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用,从而将会促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革;并且通过最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享,发挥档案信息的增值作用,彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况,从而实现档案事业的跨越式发展,进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位。

    3、做好数字化档案馆建设的建议

    数字档案馆的建设是在信息时代办公自动化条件下产生的一种新型的现代档案馆模式,是“数字政府”、电子政务、办公自动化的一个必不可少的重要组成部分,是档案管理的一场具有真正“革命”意义的、全面的重大改革,是电子文件和新的行政管理模式产生效力、合法运转的有效前提和保证,是档案事业发展的一个新的里程碑。

    3.1 正确认识,把握数字化档案馆建设的目标。数字档案馆建设的关键是我们要正确的认识数字档案馆。把数字档案馆看成是档案馆馆藏数字化,把电子文件中心建设和数字档案馆建设割裂开,把数字档案馆当成只是档案部门的事等等,这些都是不正确的。认识问题决定着我们工作的思路,决定着我们工作指导思想、出发点,决定着我们的工作方针、政策,决定着我们的工作方法和措施,决定着我们档案事业发展的方向和命运。只有正确认识到数字档案馆是办公自动化、“数字政府”、电子政务的一个重要组成部分和必不可少的重要环节,我们才能正确地把握数字档案馆建设的正确方向,才能在数字档案馆的规划、建设、管理等方面正确决策并采取有效措施和政策,才能切实争取各级党委、政府以及相关部门的全力支持,使数字档案馆建设在技术、设备、经费、时间、工作量等方面得到根本保证。

    3.2 合理定位,建立数字档案馆的科学网络环境。数字档案馆作为一种全新的档案馆类型,必须建立与其相匹配的信息组织和整体的利用环境。数字档案馆主要是对网络环境下各区域的档案信息资源的动态搜集,存取各级档案机构提供的数字化信息,是以存取为中心。所以其在自身档案馆应具备的软硬件条件下,还应在各档案保管单位建立起电子档案应用网络系统。要紧紧依靠当地信息化基础设施建设环境,充分利用各级政务网平台、公众网平台以及各类网络资源,以先进的信息技术为手段,集成建设适应数字档案现代化管理需要的应用平台,开发档案管理系统,推动了档案数字化、增量档案电子化和档案利用现代化。

    3.3 规范标准,建立数字档案馆建设方面完善标准体系。数字档案馆建设任重而道远,怎样才能做到顺利少走弯路,根本就是要建立完善的规范标准体系。目前,各级档案部门大多各行其道,档案信息资源建设系统、档案信息资源开发利用和档案网络平台建设形式层次不一,规范性、开发性、共享性较差,这些都必将影响数字档案馆建设整体水平,将制约各级数字档案馆建设的进程,为以后工作的推进埋下深深的隐患。省级档案部门要根据基层档案部门力量薄弱、技术缺乏的实际情况,加强宏观规划和技术指导,制定统一的标准规范,推荐适用的应用软件。通过技术标准和应用软件的统一,才能有效地解决档案信息数据之间的加工、识别、接收、传输、储存、保密、整合、迁移、公布和利用存在的问题,使档案信息能够兼容,最终实现资源的共享,充分发挥档案信息化的整体效益。