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  • 提高新余市档案馆电子档案利用服务水平的探讨
  • 文章日期:2016-07-27 15:30:01    文章点击数:    稿源:

     

    新余市档案局  郭静 

    摘 要:本文介绍了新余市档案馆电子档案现状,针对电子档案利用服务过程中出现的问题进行分析,并以此为基础探讨提高电子档案利用服务水平的对策。

    关键词:档案利用 电子档案

    随着信息技术的发展,特别是自动化办公技术的全面推广,在机关工作中产生的电子文件越来越多,档案载体由纸质档案向电子档案发生着巨大转变。新余市自2012年来,在全市范围内统一使用数字化综合办公平台,已归档整理的电子档案1.7万余件,约占归档文件的60%。档案是宝贵的信息来源,只有把档案信息资源利用起来才能真正实现档案的价值,让“死档案”变成“活信息”。本文从新余市档案馆电子档案实际情况分析着手,针对电子档案利用过程中的常见问题和难点,探讨提高档案利用服务水平的对策。

    1、新余市档案馆电子档案况状

    1.1 新余市档案馆电子档案组成结构。

    1.1.1 按生成方式方式划分。

    按照生成方式划分市市档案馆电子档案分为原生和数字化两类电子档案。近年来,特别是2014年市数字档案馆建成以来,市档案馆按照“存量档案电子化和增量档案数字化”的电子档案收集管理思路,大力开展纸质档案数字化扫描和电子档案归档整理工作,扫描纸质按卷整理档案8500余卷,简化整理档案8.4万件,归档整理全市电子档案1.7万余件。

    1.1.2 按档案版式划分。

    按照档案版式划分市档案馆电子档案分为手写从右到左、手写从左到右和机打从左到右3类档案。

    手写从右到左版式档案:档案以革命历史档案和民国档案为主,书写工具以毛笔为主。字体五花八门,有清晰的,也有潦草的。

    手写从左到右:档案以建国后至90年代初文书档案为主,书写工具以钢笔为主,另有少量钢版刻字和活字印刷。字体清晰程度与手写从右到左版式档案类似。

    机打从左到右:90年代中之后文书档案为主,通过计算机排版印刷纸质档案,字体规范。

    1.1.3 按档案门类划分。

    按照档案门类划分市档案馆电子档案分为文书、声像两大类。以文书档案为主,声像档案为辅。电子文书档案依上文所述分为原生和数字化两大类;电子声像档案主要是从数码像机和数码摄机直接生成的原生电子档案,暂无数字化照片档案。

    1.1.4 按档案利用控制划分。

    按照档案利用控制划分市档案馆电子档案分为开放和控制两大类。目前原生电子档案因未到开放鉴定限期为控制使用。经鉴定为开放档案的数字化扫描档案为开放使用。我馆无涉密电子档案:涉密纸质档案未开展数字化工作;涉密电子文件因未在市数字化综合办公平台上流转,故不存在涉密原生电子档案。

    1.2 新余市档案馆电子档案类型。

    1.2.1 数字化电子档案类型。

    馆内数字化电子档案仅为文书类电子档案。按照《纸质档案数字化技术规范》和《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》的要求,馆藏数字化电子文书档案分为图像和文件两类。图像类是纸质档案源版副本,格式分为JPG或TIFF格式。文件类是由纸质档案源版副本还原的文件级档案副本,格式为PDF。市档案馆数字化文书档案主要为革命历史档案、民国档案、知青档案和建国后新余县文书档案,档案版式主要是手写从右到左和手写从左到右。从时间和经费两方面考虑未将图像转换为文本,生成双层PDF文件。

    1.2.2 原生电子档案类型。

    我市原生文书类电子档案经由市数字化综合办公平台收集、整理、归档,最后由市档案馆审核形成。根据数字化综合办公平台的特点,电子档案的格式主要是DOC,少数转发上级文件为JPG、PDF或RAR格式。

    1.3 电子档案目录状况。

    市档案馆按照江西省档案局文书类、录音类、照片类和录像类电子档案元数据方案采集电子档案元数据要求,利用数字档案馆管理系统采集电子档案元数据,记录电子档案在数字档案馆系统中的历史操作元数据。对录音类和录像类电子档案进行片段打点著录。

    1.4 电子档案检索方式。

    市数据档案馆管理系统中档案检索方式分为单项检索、组合检索、跨库检索、元数据检索、在结果中检索、全文检索以及录音类和录像类电子档案片段检索,极大地提高了档案的查准率和查全率。

    1.5 电子档案利用场所现状。

    市档案馆有专门提供档案查阅利用查档室1间,内有供档案检索的计算机1台,另有纸质目录存放柜用于存放馆藏档案目录。由于数字档案馆系统已投入使用,来馆查档者主要使用电子检索。

    2、新余市档案馆电子档案利用遇到问题及分析

    2.1 电子档案检索深层次信息不足。

    虽然电子档案检索速度快,但其速度是建立在信息基础上的,没有信息就谈不上速度。造成档案检索深层次信息不足主要是由于纸质档案数字化文件由于版式的原因,加上繁体字、极简字,造成绝大部分手写档案字迹辨识困难,没有生成双层PDF,无法进行全文检索。手工著录准确率低、效率低,信息不全。以知青档案为例,市档案馆馆藏个人知青档案按个人分件著录,但是记录大批知青姓名的登记表,每件有数十个人名甚至上百个人名,仅对卷内每份登记表进行了著录。档案检索深层次信息不足造成的结果是降低查档速度,需要先用电子检索确定范围,再查看电子档案原文进一步确认档案信息。

    2.2 查档工作量增加。

    由于电子档案的检索方式多样,通过不同检索流程检索出的信息量大,查档利用者在检索过程中也表示有查看相关档案的意愿。电子档案和实体档案的调阅数量相应增加,且实体档案跨全宗调阅情况增多。同时,档案查阅者对数字档案馆中的种类繁多的检索功能无法熟练掌握,查档接待者需要一对一协助检索,而检索用计算台数少,服务人员少。

    2.3 档案利用安全隐忧。

    为了保证档案利用安全,市档案馆采取多种方式保护档案利用安全。目前馆内无涉密电子档案,纸质电子档案仅对非涉密档案进行扫描,原生电子档案源头上没有产生涉密档案。在数字档案馆实施分级管理,查档利用者仅能搜索开放档案目录。但是,档案利用安全隐忧还是防不胜防。在实践中遇到过查档利用者试图用手机或平板电脑等电子产品,对电子档案或其目录进行拍照复制。

    3、电子档案利用问题解决对策

    3.1 完善电子档案检索信息。

    针对手写纸质档案数字化后转换为文本格式困难的情况,通过手工录入的方式,把档案利用中有关人物,重要事件和重点工程信息补充完善。在今后的查档过程,最大程度使用电子检索。对于由于字迹不清,导致录入有误或未录入的情况,通过进一步手工查阅查找,边查找边补充电子档案检索信息,不断完善电子档案检索信息。

    3.2 改进人性化的电子档案检索流程。

    针对电子档案检索不人性化的情况,改进电子档案检索流程。为了方便查档者自助检索,在数字档案馆系统检索功能中减少档案专业术语检索,提供全文检索、跨库检索、结果中检索中方式,提供文件题名、年度、人物、责任者、单位名称(全宗名称)等易于理解检索项。在检索界面中适当添加说明文字和流程示意图,使查档者易于理解、易于操作。

    3.3 制定安全合理电子档案利用制度。

    为了既保证电子档案利用安全,又充分发挥电子档案易于检索,易于共享的特点,制定符合电子档案利用实际的制度。从制度上明确查档接待者和查档者检索电子档案范围与权限、利用服务流程、利用方式和利用场所管理规定。

    3.4 建设符合电子档案查阅场所。

    电子档案检索是数字档案馆查阅利用的基本功能。不论是B/S(浏览器/服务器)模式,还是C/S(客户端/服务器)模式的数字档案馆系统,可以供多台计算机作为客户端使用。在电子档案查阅场所配备若干计算机供查档者自助检索,在相同查档接待人员条件下缩短查档时间,提高查档效率,充分发挥开放档案目录作用。为了防范档查者通过手机、数码相机等电子设备拷贝电子档案或其目录,在查阅场所放置禁止拍照、摄像标语,安装监控设备,归档并备份监控录像。

    多年来,档案管理部门积累了大量档案利用经验,制定了规范档案利用的流程和制度,这些经验和制度对电子档案的利用具有借鉴作用。为了充分发挥电子档案共享和易用的特性,需要根据电子档案利用工作实际不断改进查阅利用的方式和方法,制定与之相适应的制度,以制度规范工作。我市档案馆今后将根据工作实际,不断总结经验,从整体上提升档案利用水平。