• 江西省行政村档案管理暂行办法
  • 文章日期:2016-01-11 16:33:45    文章点击数:    稿源:

    第一条 为建立健全行政村档案工作,加强行政村档案的规范管理,更好地为行政村工作和农民服务,根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局有关规定,并结合我省实际,制定《江西省行政村档案管理暂行办法》(以下简称《暂行办法》)。

    第二条 行政村档案是指行政村及其社会组织和个人在履行职能、从事政治、经济、科学技术、文化教育等社会实践活动中直接形成的、具有查考保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

    第三条 行政村应建立档案工作,所形成的档案实行集中统一管理的原则,任何团体和个人不得据为己有,确保档案安全、完整、规划和有效利用。
        行政村档案工作应在村党支部(总支)、村委会领导下,明确一位领导分管,确定一名兼职档案员,业务上接受县(市、区)、乡镇档案管理部门的监督、指导。

    第四条 行政村应有适当档案工作需要的档案存放室、装具和防火、防盗、防尘、防潮、防虫、防鼠等设施,经济条件好的行政村应配置现代化管理设备。   

    第五条 行政村从事档案工作的人员应具有高中以上文化程度,并经过县(市、区)以上档案行政管理部门业务培训。

    第六条 每个行政村民委员会为一个立档单位,所形成的档案原则上自行保管,方便利用;保管条件暂不具备的,其档案可由乡镇档案部门代管。

    第七条 行政村所办企业能构成立档单位的,其档案可以独立构成全宗,自行管理;不能构成立档单位的,以及改革调整中撤、停、并、转、拍卖企业,其档案移交行政村集中统一管理。

    第八条 行政村应根据本《暂行办法》,搞好文件材料的收集、整理、鉴定、保管和利用工作。凡列入归档范围的文件材料均应归档保存,任何团体和个人不得私存。

    第九条 文件材料归档的基本范围、档案分类及划定保管期限,按下列方法进行:
        (一)文书档案
        1、党群类
        (1)本村党支部(总支)会议、民主生活会记录(永久);工作计划、总结、重要的对外行文(永久);党员名册、年报表(永久);发展党员材料、党员培训、党员民主评议、党员组织介绍信存根(长期)。
        (2)本村团支部会议记录、工作计划、总结(永久);团员名册、年报表(永久);团员培训、发展团员材料、团员组装介绍信存根(长期)。
        (3)本村妇联组织在工作活动中形成的材料(重要的永久,一般的短期)。
        (4)本村在历次政治运动中形成的重要文件(永久)。
        (5)本村干部、村小组、村办企业干部、预备役、民兵名册(永久)。
        (6)本村各种经济、协会组织形成的文件材料(重要的长期,一般的短期)。
        (7)上级党委及所属部门下发的有关规章、制度、政策性文件(短期)。
        2、村务类
        (1)本村综合性计划、意见、总结、目标管理、制度、村规民约、会议记录、重要的请示、报告、汇报材料(永久)。
        (2)本村换届选举会议记录、选民登记表、选票、选举结果文件材料(长期)。
        (3)本村干部考核、工资福利、奖惩文件材料(永久)。
        (4)创五好家庭、双文明建设模范表彰以及村民获县、乡镇先进劳模文件材料(长期)。
        (5)本村区划、地名更改、大事记、村史、村机构沿革、家族谱、产权契据、财产清册、基本情况综合统计表册(永久)。
        (6)本村军烈属、救灾抚恤等文件材料(永久)。
        (7)本村有关劳务输出、义务工,以工代赈、文教、卫生、宗教、治安环境保护等文件材料(长期)。
        (8)社会综合治理、解决纠纷等文件材料(重要的长期,一般的短期)。
        (9)本村村务公开有关的文件材料(重要的长期、一般的短期)。
        (10)有关抗洪抢险,重建家园,重大事件处理,上级派出工作组调研、总结等材料(永久)。
        (11)有关村民家庭成员、经济状况、奔小康、精神文明建设评选等材料按专门档案收集整理(重要的长期,一般的短期)。
        (12)本村土地管理重要文件材料(永久)。
        (13)本村计划生育管理重要文件材料(永久)。
        (14)本村人口、土壤普查重要文件材料(永久)。
        (15)本村有关村办企业管理重要文件材料(长期)。
        (16)上级针对本村人事任免、表彰、奖惩的通知、通报、决定、批复、意见(永久)。
        3、生产经营类
        (1)本村山林水利、塘、堰、土地承办合同、协议、证书(永久)。
        (2)经济结构调整总体规划、优化产业、产品的执行安排意见等文件材料(长期)。
        (3)招商引资的意见书,考察论证、实施方案、选项、选址等重大经济活动文字、图纸材料(重要的永久,一般的短期)。
        (4)现代农业经营、市场信息、订单、合同、契约等文字材料(重要的长期,一般的短期)。
        (5)示范服务基地,种植、养殖专业户生产经营规模效益、典型事迹等文字和报表材料(重要的长期,一般的短期)。
        (6)上级有关部门历年来针对本村下发的农林水、牧副渔、粮棉油等征购任务,计划指标统计报表材料(重要的长期、一般的短期)。
        (7)其它有关生产经营方面的文件材料(重要的永久,一般的短期)。
        (二)会计档案
        1、会计财务报告(永久);季、月份报表(5年);会计帐簿(15年);总帐、明细帐、现金出纳帐、银行帐(25年);会计凭证(15年)。
        2、本村经济公开、民主管理会议记录、制度等文件材料(重要的长期、一般的短期)。
        3、本村财务审计违规处理文件材料(15年)。
        (三)科技档案(永久)
        1、产品档案。本村产品,特别是名优特产品的科研试制、品牌、注册商标、专利等文字、图纸材料(永久)。
        2、科学技术研究应用档案。本村开发、引进推广等农业科研活动中形成的计划、报告、鉴定材料,包含课题立项、研究准备、研究试验总结、鉴定、成果报奖、推广应用、项目研究和管理的材料(永久)。
        3、基本建设档案。本村公用建筑、水利设施、道路桥梁、涵洞等工程的计划、立项、可行性研究、勘探测绘、设计、施工、竣工中形成的文字、图表、声像和本村的总体规划、地下管网等隐蔽工程材料(永久)。
        4、设备仪器档案。本村购买、制造的农业生产、水利主要设备仪器的说明书、合格证、结构图、组装图、安装运行、维护和设备管理材料(永久)。
        (四)声像档案(永久)
        1、各种重要录音、录像带,照片。
        2、旅游景点、人文景观、历史遗址照片。
        (五)实物档案(永久)
        1、县以上领导人、名人的题词、留言、书画、捐赠品。
        2、荣誉奖状、奖杯、奖旗、证书。
        3、废止印章、重要纪念品等实物。
        第十条 各类档案按下列规定进行整理
        1、文书档案先区分年度,再分类别按问题进行整理。
        2、会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类整理。
        3、科技档案:产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理。
        4、声像实物档案按载体形式分年度按问题或按问题跨年度整理。采用那一种方法,由乡镇统一确定。  

    第十一条 案卷质量基本要求
        1、案卷应符合组卷原则,按文件材料内在联系和其它特征,区分文件材料的价值,分别组成案卷。
        2、案卷题名要简明确切,标明责任者、问题、名称。
        3、卷内文件排列有序并编写页号。
        4、卷内文件目录填写清楚、准确。
        5、案卷封面填写准确、齐全。
        6、卷内备考表填写真实、清楚。
        7、保管期限划分准确。
        8、卷内无金属物。
        9、案卷装订结实、整齐。

    第十二条 各类档案按下列方法排列编目。
        1、文书档案的排列与编目。卷内文件排列按时间的先后顺序排列,一份文件做到正本在前底稿在后,批复在前请示在后,正件在前附件在后。在一个全宗内的案卷排列,首先分年度,然后分保管期限,先排永久卷,后排长期、短期卷。在同一种保管期限内,按党群类、村务类、生产经营类进行排列,每一类目内,先排本级,再排上级的案卷。
        2、会计档案的排列与编目。会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类分年度排列、编号。也可先分年度,再按属类排列、编号。采用那一种方法,由乡镇统一确定。
        3、科技档案的排列与编目。科技档案分为产品、科学技术研究与推广应用、基本建设、设备仪器档案四大类。每个大类内按单个项目(即一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器)的顺序排列编目。并保持其文件材料的系统和完整性,便于满足用户利用的要求。
        4、声像档案的排列与编目。声像档案按照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等载体,按时间顺序进行排列,每年度各自编一个流水号。
        5、实物档案。实物档案按照荣誉性实物、废止印章、题词书画、名优产品分类整理,各自按时间顺序排列,分别编一个流水号。
        6、村民档案按村民小组顺序,以户为单位排列。

    第十三条 行政村应编制适应档案提供利用需要的检索工具。
        行政村主要编制文书档案案卷目录、会计档案目录、科技档案分类目录、声像实物档案目录、村民档案目录等。

    第十四条 有条件的行政村应编写本村大事记、机构沿革、重要数字汇编、名优特产品介绍等参考资料。

    第十五条 行政村应建立档案查阅登记和利用效果登记簿。每年向乡镇档案室(馆)报送查档典型事例。

    第十六条 行政村档案的鉴定、销毁工作,由乡镇党政办负责人、乡镇档案室(馆)专职档案员、行政村领导、兼职档案员组成鉴定、销毁小组负责进行,对需要销毁的档案进行逐卷、逐件登记造册,报乡镇领导人审批,由两人以上监销。登记表一式两份分别归入乡镇、行政村全宗卷长期保存。  

    第十七条 行政村应制定档案保管、保密、借阅利用、鉴定销毁等项制度,由乡镇档案室(馆)指导制定。

    第十八条 行政村对于损毁、丢失、出卖、涂改、伪造档案的违法行为应及时制止,并立即上报乡镇领导和县档案行政管理部门,以便依法查处。

    第十九条 本办法由江西省档案局负责解释。

    第二十条 本办法自下发之日起执行。